Bilan d’entreprise : les méthodes et les outils pour bien le préparer

Les premiers mois de l’année représentent souvent une période de stress intense pour les dirigeants d’entreprise. C’est la période à laquelle sont en effet créés et déposés les bilans de fin d’exercice comptable. Une gymnastique que beaucoup jugent fastidieuse, mais qui peut toutefois être facilitée avec un minimum d’organisation, de soutien… et de bons outils ! Quels sont nos conseils pour bien préparer votre bilan comptable ?

Quelles sont les entreprises soumises au bilan comptable ?

Les obligations comptables varient selon le régime fiscal et la forme sociétale adoptés par l’entreprise. Toutes ne sont donc pas tenues de présenter un bilan de fin d’exercice.

Pour les micro-entrepreneurs :

Les micro-entreprises sont des entreprises individuelles dont le chiffre d’affaires annuel n’excède pas le seuil de 176 200 € HT ou 72 600 € HT pour les prestataires de services relevant des BIC ou BNC. Elles bénéficient d’une comptabilité allégée et ne sont pas tenues de réaliser un bilan comptable annuel.

Pour les entreprises ayant souscrit au régime réel simplifié :

  • Les entreprises relevant du régime réel simplifié ayant adopté une forme soumise au RSI sont tenues de présenter un bilan annuel, entre autres obligations comptables.
  • Les entreprises au réel simplifié peuvent également relever de la déclaration contrôlée. Il s’agit des sociétés déclarant des bénéfices non commerciaux supérieurs à 70 000 € par an. En-dessous de ce seuil, l’entreprise passe au régime micro-BNC. Cependant, elle peut bénéficier de la déclaration contrôlée. Dans ce cas, la production du bilan annuel n’est pas obligatoire.
  • Les entrepreneurs au régime réel simplifié peuvent être dispensés de bilan comptable si leur chiffre d’affaires annuel hors taxe ne dépasse pas le seuil de 158 000 € (pour l’activité de vente et de fourniture de logement) et 55 000 € pour les entreprises prestataires de service.

Pour les entreprises au réel normal :

Les entreprises soumises au régime réel normal ont, quant à elles, l’obligation de produire une comptabilité annuelle incluant un bilan de fin d’exercice, un compte de résultats et des annexes.

Les étapes essentielles de la préparation du bilan de fin d’exercice

Bien boucler son bilan comptable de fin d’exercice, c’est tout un art ! Il importe donc de suivre différentes étapes pour être sûr d’éviter les oublis ou les erreurs. C’est indispensable pour éviter de se mettre en délicatesse avec l’administration fiscale

Terminer la saisie comptable

Vous devez vous assurer que toutes les lignes comptables correspondant à l’exercice ont été entrées. Les écritures comptables sont saisies, au choix, manuellement ou à l’aide d’un logiciel de comptabilité.

On compte 8 catégories d’écritures comptables, enregistrées chacune avec une périodicité spécifique :

  • L’enregistrement des ventes, réalisé à chaque nouvelle édition de facture ;
  • Les écritures d’achat, entrées au fur et à mesure que les factures correspondantes sont reçues ;
  • Les paies, ces écritures étant rentrées mensuellement au rythme du versement des salaires, et une fois par trimestre pour le versement des cotisations sociales ;
  • La TVA, déclarée, selon l’option choisie, une fois par mois, par trimestre ou par an ;
  • Les emprunts, enregistrés à chaque réception des relevés bancaires de l’entreprise ;
  • Les écritures d’amortissement, réalisées à la fin de l’exercice comptable ;
  • Les écritures de stock, en fin d’année ;
  • Les provisions, indiquant les créances clients et les provisions pour risques, également renseignées en fin d’année.

Vérifier la correspondance avec les relevés bancaires de l’entreprise

Vérifiez scrupuleusement vos écritures et complétez-les (factures non parvenues ou à produire, charges/produits constatés d’avance, produits à recevoir, etc.).

Une fois cette première étape accomplie, vous devez comparer ces écritures comptables avec le contenu des relevés bancaires. Ce rapprochement est indispensable : il vous permet de repérer les erreurs éventuelles et de les corriger durant la clôture de votre exercice.

Si vous utilisez un logiciel comptable, celui-ci peut également mettre en valeur certaines incohérences dans vos chiffres.

Constituer un bilan comptable au complet

Les pièces et justificatifs inclus au dossier de bilan permettent de déterminer tous les éléments comptables de l’entreprise à la clôture de l’exercice : état de la trésorerie, achats et ventes, charges externes, immobilisations, etc.

Elles permettent aussi de justifier des situations plus complexes, qui nécessitent davantage de précision. En bref : ne soyez pas avare de ces éléments, car ils sont essentiels à la bonne compréhension de la situation de votre entreprise à un instant T.

Les logiciels comptables

Il devait être obligatoire à partir du mois de janvier 2018 mais est finalement resté facultatif : le logiciel comptable représente une solution qui peut parfois sembler difficile d’accès. Alors, Faut-il ou non utiliser un logiciel de comptabilité pour établir son bilan ?

De nombreuses entreprises jugent l’outil indispensable, et il est devenu monnaie courante dans les services internes de comptabilité.

Cela étant, comment choisir le logiciel de comptabilité qui vous permettra d’établir votre bilan annuel ?

Compta en ligne ou logiciel ?

C’est le 1er choix à réaliser si vous désirez utiliser un outil de comptabilité numérique : logiciel en ligne ou à télécharger sur votre équipement ?

La comptabilité en ligne présente l’avantage de garantir une comptabilité fréquemment mise à jour, accessible depuis n’importe quel équipement, y compris l’ordinateur de votre expert-comptable. La sécurisation des données est normalement assurée à un haut niveau. De plus, en cas de problème technique majeur dans votre entreprise, ou de cyber-attaque, vos écritures comptables sont bien à l’abri.

Quelques inconvénients à connaître, toutefois :

  • La confidentialité des données en ligne dépend de la législation en vigueur dans le pays où se trouvent les serveurs du site. Dans certains cas, il est donc possible que l’administration du pays en question accède à vos données ;
  • Un logiciel en ligne ne peut pas (ou très peu) être adapté aux besoins spécifiques de l’entreprise. Il n’est pas possible de programmer l’outil pour créer certaines fonctionnalités, par exemple ;
  • Attention au prix ! Les outils en ligne font l’objet d’un abonnement mensuel ou annuel, d’un coût plus ou moins élevé en fonction des services. Il faut donc analyser en détails les modules proposés afin de ne souscrire qu’à l’essentiel.

Et les logiciels ?

Le fameux logiciel de « compta » présente de multiples avantages : il sécurise les écritures et révèle les incohérences, accélère l’édition du bilan, simplifie les transmissions à l’expert-comptable… Même en regard des quelques inconvénients qu’il comporte (coût, dépendance vis-à-vis de l’éditeur du logiciel…), cela reste une solution efficace pour tous types d’entreprise. Non seulement dans le strict domaine de la conformité des écritures, mais aussi pour le suivi stratégique des performances de l’entreprise.

Confier la préparation de votre bilan à un expert-comptable

La bonne nouvelle, comme souvent, c’est que l’exercice du bilan comptable peut être délégué, au moins en partie. Et, comme souvent, c’est bien à un expert-comptable qu’il faudra vous adresser !

De la saisie des écritures comptables à l’établissement des états financiers de l’entreprise, en passant par la révision des comptes, ce spécialiste est le mieux placé pour produire un document fiable et conforme. De plus, votre expert-comptable peut vous offrir une assistance précieuse en joignant à ce travail de constitution du bilan, une analyse de l’évolution financière de l’organisation.

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