Une organisation en béton pour votre comptabilité de VTC !

7 septembre 2022

Un chauffeur professionnel qui dirige sa propre entreprise VTC doit affronter une multitude de tâches et de missions pour réussir. Outre l’activité de transport en tant que telle, ces missions incluent également les différentes obligations comptables du chef d’entreprise. Ces quelques conseils vont vous permettre de mieux organiser votre comptabilité de VTC, sans perte de temps inutile ni procrastination périlleuse. Car pour bien tenir votre compta, votre premier mot d’ordre sera la régularité !

Maîtrisez vos obligations comptables

De nombreux chauffeurs ne sont pas tout-à-fait au clair avec leurs obligations en termes de comptabilité de VTC. Il est pourtant essentiel de bien les maîtriser pour éviter les erreurs, les approximations, ou, plus grave encore, le défaut de déclaration. Quelles sont ces obligations ?

Vos obligations en fonction de votre statut d’entrepreneur

Deux types de comptabilité sont envisageables en fonction de votre régime d’imposition : la comptabilité commerciale, ou la comptabilité de trésorerie.

La comptabilité commerciale est la plus complexe. Elle concerne les chauffeurs VTC installés en société (EURL, SARL, SAS, SASU, etc.). Les obligations comptables sont alors multiples :

  • tenue d’un cahier journal pour les écritures comptables relatant les mouvements financiers affectant le patrimoine de l’entreprise (dépenses et recettes) ;
  • rédaction de factures conformes, avec toutes les mentions légales obligatoire ;
  • réalisation d’un inventaire annuel ;
  • bilan, compte de résultat et annexe, une fois par an.

Toutefois, une société VTC peut choisir le rattachement à un régime simplifié, sous conditions. Dans ce cas, ses obligations comptables sont allégées.

La comptabilité de trésorerie concerne notamment les micro-entreprises et toutes les entreprises relevant du régime simplifié d’imposition :

  • Le dirigeant de micro-entreprise est dispensé de bilan et d’enregistrements comptables. Il peut s’en tenir à l’enregistrement de ses dépenses et recettes, et rédige des factures conformes.
  • Les entreprises au régime simplifié, voire au régime super-simplifié, bénéficient également d’un allègement de leurs obligations comptables par rapport aux sociétés.

Quels sont les risques de ne pas tenir sa comptabilité de VTC ?

La pérennité de votre entreprise dépend de l’attention que vous porterez à ces documents comptables. Une absence ou une erreur de comptabilité VTC peut entraîner un redressement de la part des organismes sociaux ou fiscaux. De même, une facture erronée, mal rédigée ou ne correspondant pas à la prestation réalisée vous expose à une accusation d’usage de faux.

Même dans les cas les moins graves, une erreur de déclaration ou une compta mal tenue peut entraîner des frais supplémentaires : un impôt plus élevé qu’il ne devrait, des amendes pour retard de paiement, etc.

Réservez du temps à votre comptabilité

Sous prétexte que vos obligations comptables sont légères, vous pensez ne pas devoir sacrifier beaucoup de temps à votre comptabilité ? Détrompez-vous. Les chauffeurs VTC qui souhaitent garder le contrôle de leurs finances ne passent pas une semaine, voire une journée, san s’en préoccuper. Une heure par jour semble une bonne moyenne.

Pourquoi s’astreindre à cette gymnastique quotidienne ?

  • Une erreur de comptabilité est toujours possible, et dans ce cas, mieux vaut la repérer vite.
  • Attendre les grandes échéances annuelles pour reprendre toute sa compta VTC est un travail de titan, que vous n’aurez vraisemblablement pas le temps de réaliser comme il le faudrait. Même en période de bilan, vous continuez à travailler !
  • Suivre votre comptabilité, et notamment vos mouvements de trésorerie, est une excellente façon de pratiquer une veille sur votre activité, et donc de mieux anticiper les difficultés. Si vous vous rendez compte que chaque année à la même période le nombre de courses diminue, vous aurez la possibilité de prévoir cette diminution de vos bénéfices (ou d’y remédier).

Conservez vos justificatifs

Dans le même état d’esprit, nous ne saurions trop vous conseiller de conserver tous les justificatifs utiles à votre comptabilité de VTC. Ceux-ci peuvent être de plusieurs ordres :

  • tous vos documents comptables : bilan annuel, compte de résultat, annexes, livres comptables, inventaires… ;
  • des justificatifs de paiement, à conserver pour documenter toutes vos charges professionnelles déductibles ;
  • les relevés fiscaux qui vous permettront de justifier un crédit d’impôt ;
  • toutes les quittances et documents qui concernent le siège de l’entreprise : loyer, factures EDF, gaz, téléphone… ;
  • vos déclarations fiscales et avis d’impôt (sur le revenu, sur les sociétés, CFE…).

Les durées de conservation légale diffèrent selon les documents, mais comptez un minimum de 10 ans pour vos documents comptables, en cas de contrôle.

Vous manquez de place pour conserver ces pièces au format papier ? Vous pouvez les numériser. Certains logiciels de comptabilité proposent des coffres-forts numériques dans ce but. Plus simple encore, l’hébergement sur un cloud sécurisé peut suffire à votre tranquillité.

Utilisez un logiciel de comptabilité

La comptabilité de VTC, comme toute comptabilité, demande du temps, de la pratique, et quelques bons réflexes. Pour vous soutenir dans vos tâches de dirigeant, des logiciels de comptabilité existent. Leurs prestations très diverses leur permettent de s’adapter aux besoins de tous les chauffeurs VTC, de la facturation simple à la compta de A à Z.

Quelles sont ces solutions ?

  • Le logiciel de compta à installer sur votre ordinateur. Il dépend de votre matériel informatique, ce qui peut présenter des difficultés en cas de virus informatique ou de vol de votre matériel. Dans ce cas, toutes vos données risquent d’être perdues.
  • Un logiciel en ligne pallie ces risques : vos données comptables sont stockées sur un serveur externe, et vous pouvez accéder à votre compta VTC depuis n’importe quel support (poste de travail, tablette, smartphone, ordinateur portable…).
  • Certaines applications en ligne vous permettent de réaliser toute votre comptabilité en régime simplifié. D’autres outils prennent non seulement en main votre compta, mais également l’analyse de vos performances et la gestion de toute votre entreprise.

Sollicitez l’aide d’un pro pour tenir votre comptabilité de VTC

Avec ou sans l’appui d’un outil informatique, l’expert-comptable VTC dispose de toutes les connaissances nécessaires à la vérification de votre comptabilité. Son intervention ponctuelle vous permet d’éviter de nombreuses erreurs, sans pour autant grever votre budget. Toutefois, faire appel à un cabinet d’expertise-comptable pour ses prestations de suivi et de conseil, tout au long de la vie de votre entreprise, peut vous permettre d’améliorer vos performances financières et d’éviter bien des dépenses inutiles.

Vous souhaitez un suivi de comptabilité adapté à votre secteur d'activité et vos projets ?

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