Comme chaque été, le chassé-croisé entre juillettistes et aoûtiens s’annonce redoutable sur les routes. En entreprise aussi, les départs en vacances peuvent vite devenir un casse-tête pour les employeurs. Comment anticiper les absences des salariés tout en respectant le droit du travail ? Faisons le point sur les obligations légales relatives aux congés d’été. On vous donne aussi nos conseils pour mieux vous aider à mieux vous organiser en interne face à l’absence de collaborateurs.
Congés d’été : ce que dit le Code du travail
En termes de congés payés, il faut rappeler que l’employé a droit à 2,5 jours ouvrables de congés par mois de travail effectif. Ce droit vaut pour tout type de contrat de travail (CDD, CDI, intérim, temps plein ou partiel) et peu importe l’ancienneté du salarié. Au total, sur l’année entière, du 1er juin au 31 mai, la durée totale de congés représente au maximum 30 jours ouvrables.
Il est important de noter que les congés payés doivent être pris dans la période légale prévue. En effet, ils ne peuvent pas être reportés indéfiniment et peuvent être perdus s’ils ne sont pas utilisés (sauf exceptions prévues par la loi ou la convention collective).
Concernant la période de congés d’été, c’est l’article L. 3141-17 du Code du travail qui l’encadre. La durée minimale obligatoire de congé principal pris pendant l’été doit être au minimum de 12 jours ouvrables. Elle ne peut dépasser 4 semaines – soit, au total, 24 jours ouvrables consécutifs.
En revanche, les salariés ne sont pas tenus de prendre l’intégralité des quatre semaines de congés pendant la période estivale.
Bon à savoir: La loi DDADUE du 22 avril 2024 permet aux salariés en arrêt de travail pour maladie ou accident non professionnel d’acquérir des congés (2 jours ouvrables de congés payés par mois, dans la limite de 24 jours ouvrables par an).
Congés d’été : les droits des employeurs
Si le salarié a droit légalement à 30 jours ouvrables par an (sur la période de référence du 1er juin au 31 mai), l’employeur est quant à lui chargé d’organiser les départs en vacances. C’est même à lui que revient la responsabilité de fixer les dates de congés, dans le respect de certaines règles.
L’employeur est aussi tenu de s’assurer du droit au repos de ses salariés. Dans le cadre de l’obligation de sécurité, il est de sa responsabilité de proposer voire d’imposer la prise de congés payés, surtout lorsque certains employés en prennent très peu. Rappelons que la prise de congés payés en France est encadrée par des règles précises, trouvant souvent leur source dans le droit européen et en particulier en ce qui concerne le droit au repos.
L’employeur peut notamment :
- fixer une période de congés collectifs si un accord ou un usage le prévoit (par exemple, fermeture annuelle en août) ;
- établir un calendrier des départs en concertation avec l’équipe ;
- donner la priorité à certains salariés dans des cas précis (salarié avec enfants scolarisés, situations familiales particulières, etc.).
Dans certaines situations, l’employeur peut également imposer la prise de congés payés, comme :
- une fermeture administrative (pour travaux par exemple) ;
- une fermeture estivale, en raison d’une baisse d’activité ;
- un accord d’entreprise prévoyant une fermeture annuelle ;
- ou si le salarié n’a pas posé ses congés dans les délais, pour éviter la perte de jours.
Dans tous les cas, l’employeur doit informer le salarié par écrit suffisamment à l’avance. Il doit respecter un délai de 30 jours pour le faire.
Bon à savoir : L’employeur peut refuser la demande de congés d’un salarié. Il dispose d’un mois au minimum avant la date de début des congés pour le faire, avec un motif valable.
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Congés d’été : nos 5 conseils pour une organisation optimale
Vrai défi logistique pour les employeurs, la période estivale doit être bien anticipée pour optimiser la gestion de l’entreprise. L’enjeu étant de satisfaire les demandes de congés d’été des collaborateurs tout en maintenant un effectif suffisant pour assurer l’activité de l’entreprise.
1. Anticiper les demandes de congés d’été
La meilleure façon d’éviter les conflits de planning est de s’organiser en amont et ce, au plus tôt. Au printemps, vers février, mars ou avril, sollicitez vos équipes pour connaître leurs souhaits en ce qui concerne les congés d’été. Cela permet :
- d’informer les salariés des congés restants à prendre surtout si le cumul est important ;
- d’identifier les périodes sensibles ;
- de répartir les absences de manière équilibrée ;
- de prévoir les remplacements éventuels (CDD, intérim, contrat saisonnier).
Si plusieurs salariés demandent les mêmes dates de congés d’été, l’employeur peut établir des critères objectifs pour trancher, par exemple en fonction de :
- leur situation familiale (enfants scolarisés) ;
- l’ancienneté ;
- la rotation annuelle (alterner les privilégiés d’une année sur l’autre).
2. Mettre en place un planning partagé
Décider d’un outil de gestion des congés permet d’organiser au mieux les départs des collaborateurs. Cela peut se faire via un tableau Excel partagé, sur l’intranet ou à l’aide d’un logiciel RH. Il existe des applications gratuites, comme Jorani, Jouroff ou Jibble. D’autres outils payants offrent aussi davantage de fonctionnalités.
Vous pouvez également le faire gratuitement grâce à Google Agenda. À l’aide d’un compte Google partagé entre les membres de l’équipe, il est possible de visualiser les différentes périodes de congés en cours ou à venir.
3. Mieux s’organiser en interne
Les employeurs doivent aussi s’assurer que les tâches essentielles continueront à être traitées même pendant les congés d’été de certains collaborateurs – c’est notamment le cas de certains services indispensables, comme les SAV.
Avant chaque départ, il est essentiel d’organiser une passation avec :
- mise à jour des dossiers ;
- consignes aux collègues ;
- récapitulatif des urgences à traiter ;
- transfert temporaire des responsabilités.
Quant aux salariés, ils pourront programmer un message d’absence sur leur boîte mail et leur répondeur pour informer clients et partenaires de leurs congés d’été.
Dans tous les cas, une meilleure organisation évite les malentendus, les oublis ou les retards au retour de vacances.
4. Adapter les modalités de travail
Pendant les périodes creuses et surtout en période estivale, la baisse des effectifs peut vite fragiliser l’organisation de l’entreprise.
Pour continuer d’assurer un service minimum tout en offrant une plus grande flexibilité aux collaborateurs, l’employeur peut :
- adapter les modalités de travail : grâce au télétravail ou à des horaires aménagés, les employés continuent d’assurer un service minimum.
- opter pour des remplacements : les employeurs peuvent embaucher temporairement en CDD ou grâce à des contrats saisonniers pour compenser les absences.
- recourir aux heures supplémentaires, dans le respect du cadre légal.
5. Communiquer régulièrement
Rester à l’écoute des collaborateurs permet de mieux anticiper leurs besoins. L’employeur a tout intérêt à communiquer clairement sur les règles et contraintes liées aux congés d’été afin de renforcer la cohésion et d’éviter tout malentendu.
Un salarié peut-il choisir librement ses dates de congés d’été ?
Non, le salarié peut formuler ses souhaits de congés d’été, mais c’est l’employeur qui fixe officiellement les dates en tenant compte des besoins de l’entreprise. Il est chargé de respecter les droits acquis ainsi que les accords collectifs. Il doit également informer le salarié des dates validées ou refusées, au moins 30 jours à l’avance.
Que faire si plusieurs salariés souhaitent poser la même période de congés d’été ?
L’employeur peut appliquer des critères objectifs pour arbitrer, tels que la situation familiale, l’ancienneté ou la rotation des congés d’été d’une année sur l’autre.
Un employeur a-t-il le droit d’imposer des congés d’été à ses salariés ?
Oui, dans certains cas, l’employeur peut imposer des congés d’été à ses salariés (par exemple en cas de fermeture annuelle de l’entreprise, notamment dans les secteurs de l’industrie, du bâtiment ou pour certains commerces).
Quelles conditions doivent-être remplies pour imposer des congés aux employés ?
Les dates de congés imposés doivent être communiquées aux salariés au moins 30 jours à l’avance. Ces congés imposés doivent être conformes à la convention collective ou à un accord d’entreprise. L’employeur ne peut pas imposer plus de 24 jours ouvrables consécutifs (4 semaines) de congé principal.
Quel est le délai légal pour informer les salariés des congés d’été imposés par l’employeur ?
Les congés d’été imposés par l’employeur, notamment en cas de fermeture annuelle de l’entreprise, doivent être annoncés au moins 30 jours à l’avance.
Que se passe-t-il si l’employeur ne respecte pas le délai de prévenance pour les congés imposés ?
Si le délai de 30 jours n’est pas respecté, ou si les modalités prévues par la convention collective ou un accord d’entreprise ne sont pas suivies, les salariés ont la possibilité de contester cette décision.
