Comment déduire ses frais professionnels en 2022 ?

10 août 2022

Les frais professionnels sont un levier qui vous permet d’alléger la charge fiscale sur votre entreprise. Il s’agit d’un procédé absolument légal qui consiste à déclarer scrupuleusement tous les frais engagés dans le cadre du fonctionnement de l’entreprise, et peuvent être déduits de votre impôt sur les sociétés. Quels sont ces frais, et quelles sont les charges que vous ne pouvez pas déduire ?

Comprendre le principe des frais professionnels en 2022

Pour bien comprendre la nature d’une charge déductible, il faut en reconnaître les principales caractéristiques. Un frais professionnel est un frais :

  • engagé dans l’intérêt de l’entreprise et coïncidant avec son objet social ;
  • correspondant à l’exercice en cours ;
  • auquel correspond un justificatif (note de frais, facture…) prouvant son acquittement ;
  • qui ne constituent pas la contrepartie d’une immobilisation.

En outre, certaines charges font partie d’exceptions légales et ne sont pas considérées comme des charges déductibles.

Attention, un ticket de carte bleue ne suffit pas : il justifie le mode de paiement utilisé, mais ne prouve pas qu’il y a eu dépense professionnelle.

Quelles sont les modalités de déduction ?

La plupart des frais professionnels sont déduits sur leur montant réel. Vous devez calculer le montant de toutes vos charges déductibles et l’inscrire sur l’imprimé correspondant. Il s’agit de l’imprimé 2058 A pour les entreprises individuelles et sociétés imposées sous le régime des BIC, et des feuillets 2035 A et B pour les entreprises individuelles sous le régime des BNC.

Toutefois, certaines charges peuvent être déclarées forfaitairement. C’est notamment le cas des frais professionnels engagés pour vos dépenses de véhicules. De plus, certaines professions bénéficient de déductions forfaitaires spécifiques pour frais professionnels. Il s’agit notamment des métiers de l’assurance, de l’aviation marchande, du bâtiment, ou encore du journalisme. La liste complète de ces déductions forfaitaires est disponible sur le site de l’URSSAF.

Quels sont les frais déductibles de votre résultat fiscal ?

Les frais professionnels déductibles sont nombreux et de nature variée. C’est pourquoi il est important de déterminer au plus tôt la liste de vos charges les plus courantes et d’effectuer un suivi attentif de ces dépenses. Pour optimiser votre impôt, il est essentiel de maîtriser ces dépenses professionnelles et de n’en omettre aucune au moment de votre déclaration.

Les frais professionnels de déplacement

Le défraiement des frais de déplacement professionnels dépend avant tout de votre régime fiscal. En cas de doute, nous vous conseillons donc de vous rapprocher de votre expert-comptable.

Deux solutions sont possibles si vous utilisez votre véhicule personnel :

  • Les frais de déplacement sont déductibles au montant réel.
  • Vous constatez des indemnités kilométriques.

Si vous bénéficiez du régime simplifié d’imposition, vous pouvez utiliser le barème fiscal des dépenses de carburant disponible sur le site du ministère de l’économie.

Vous utilisez un véhicule à usage strictement professionnel ? Vous ne pouvez pas déclarer vos indemnités kilométriques dans ce cas précis. Les véhicules professionnels profitent en effet d’autres dispositifs de déduction fiscale.

Si votre véhicule a été acheté par l’entreprise :

  • Vous pouvez en déduire fiscalement l’amortissement ou les loyers : un barème s’applique selon les émissions de CO2 du véhicule ou sa puissance fiscale, et son niveau d’émission de polluants atmosphériques.
  • Les frais de fonctionnement du véhicule sont déductibles de votre résultat fiscal: il s’agit du carburant, mais aussi des frais de réparation, d’entretien…

Les frais de bouche

Les frais de bouche peuvent concerner différents types de repas :

  • les repas avec invités ;
  • les repas d’affaire ;
  • les repas individuels.

Toutefois, ces frais de bouche sont déductibles selon certaines conditions.

  • Les repas avec invités et les repas d’affaire doivent être déclarés en mentionnant la date, le lieu, le nom des invités et le motif d’invitation.
  • Ils ne peuvent être comptabilisés au forfait, mais au montant réel.
  • Les repas pris au cours d’un voyage professionnel (colloque, séminaire, etc.) sont considérés comme des frais professionnels déductibles.
  • Enfin, les repas pris seuls ne peuvent être comptabilisés que si le dirigeant n’avait pas la possibilité de prendre son repas à domicile (contrainte de lieu ou de temps).

Les avantages en nature

Est défini comme un avantage en nature un bien ou un service fourni par une entreprise à son dirigeant ou ses employés.

Le coût de cet avantage en nature peut être supporté par la structure, alors soumise à cotisations sociales, ou par le dirigeant, qui devra le déclarer dans ses revenus imposables.

Les charges liées au siège social

Des frais professionnels sont également liés au siège social, en fonction de sa localisation : dans des locaux dédiés, ou au domicile du dirigeant.

  • Le siège social se trouve dans des locaux dédiés : les loyers peuvent dès lors être déduits du résultat fiscal.
  • Il s’agit du domicile du dirigeant : en cas de domiciliation à titre gratuit, il n’y a aucun impact fiscal pour l’entreprise. Cependant, le dirigeant peut choisir de refacturer des loyers. Dans ce cas, on rajoute une charge déductible à l’entreprise, mais un revenu supplémentaire à titre personnel pour le dirigeant. La solution peut s’avérer plus avantageuse qu’un salaire, bien que les revenus locatifs s’avèrent plus taxés. Nous vous conseillons d’examiner cette option avec votre expert-comptable.

Les autres charges déductibles

D’autres frais professionnels peuvent être engagés et déduits fiscalement. Ce sont par exemple :

  • les cadeaux d’affaire ;
  • les frais d’habillements lorsque ceux-ci sont indispensables à la conduite de l’activité en sécurité, c’est-à-dire les vêtements et équipements de protection ;
  • tous les frais de fonctionnement : factures téléphoniques, internet… ;
  • les équipement informatiques ;
  • les frais d’envois postaux, etc.

Quelles sont les charges non déductibles ?

Il existe également des frais professionnels qui ne sont pas considérés comme des charges déductibles fiscalement. Ils sont classés dans 4 catégories :

  • Les charges d’exploitation non déductibles ;
  • Les charges financières non déductibles (AGIOS sur compte professionnel débiteur, etc.) ;
  • Les charges exceptionnelles non déductibles : paiement d’amendes, dons, rappels d’impôts non déductibles… ;
  • Les charges non déductibles en raison de leur montant : cadeaux d’affaire de valeur disproportionnée, dépenses de parrainage, frais de personnel et charges sociales exagérés, etc.

En résumé, il est indispensable de toujours bien vérifier auprès de votre cabinet d’expert-comptable la validité de vos frais professionnels déductibles. Car, même s’ils semblent correspondre en tous points aux conditions réglementaires, ils peuvent faire l’objet d’une exception fiscale à connaître !

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